Cel mai potrivit moment este acela in care isi planifica cheltuielile, si anume atunci cand isi construiesc bugetul pentru anul urmator.
Ca de obicei, managerii din fiecare departament vor solicita sume cat mai mari justificand diverse investitii, necesitati sau obligatii legale.
Un director, pentru a combate aceste solicitari, trebuie sa-si puna atat lui cat si subalternilor, urmatoarele intrebari:
1) Esti sigur ca aceasta este investitia ta?
Pentru a-si spori rolul in cadrul companiei, managerii vor propune de multe ori implementarea diferitelor proiecte si functionalitati care nu aduc companiei niciun beneficiu real.
Mai mult decat atat, implementarea unui astfel de proiect depaseste limita de responsabilitate a managerului respectiv, intrand chiar si in sfera responsabilitatilor furnizorilor.
Ca atare, managerul care solicita buget suplimentar trebuie fortat sa justifice cu argumente concrete care va fi beneficiul cheltuielilor suplimentare impreuna cu un calendar de recuperare a investitiei.
2) Echipamentele utilizate trebuie sa fie neaparat noi sau de ultima generatie?
In momentul in care decizi sa achizitionezi un echipament de productie, calculatoare sau orice altceva, managerii cu siguranta vor bugeta modele noi sau chiar de ultima generatie pentru a asigura un confort si un mediu de lucru prielnic.
Din punct de vedere al costurilor, nu intotdeauna aceasta este varianta cea mai potrivita. In functie de specificul companiei, exista posibilitatea ca achizitionarea unor echipamente deja utilizate, inchirierea sau repararea celor deja existente sa fie o varianta mult mai rentabila.
Pentru acest punct, managerii care solicita bani pentru achizitionarea de echipamente noi, trebuie fortati sa creeze un studiu de caz prin care sa compare propunea de achizitionare de echipamente noi cu cele 3 variante de mai sus (achizitionarea de echipamente deja utilizate, inchirierea sau repararea/imbunatatirea celor deja existente) si sa scoata la lumina avantajele, oportunitatile, dezavantajele si riscurile pentru fiecare din cele 4 optiuni, in actualul context in care se afla organizatia, precum si termenul de recuperare a investitiei.
3) Exista vreo modalitate mai putin costisitoare pentru a ne indeplini obligatiile legale?
Managerii vor solicita in aceasta situatie mai multi bani, justificand ca organizatia trebuie sa fie sigura ca indeplineste toate conditiile privind respectarea legislatiei. Pentru aceasta intrebare, se recomanda utilizarea benchmark-ul ca instrument de reducere a costurilor.
Trebuie vazut cum isi indeplinesc obligatiile legale companiile din acelasi domeniu de activitate sau cum si le indeplinesc cele care nu fac parte din piata in care actioneaza compania, dar care sunt verificate de aceleasi institutii ale statului in legatura cu modul in care isi indeplinesc obligatiile legale.
Ca atare, o companie trebuie sa fie sigura ca utilizeaza cele mai eficiente practici legale privind cheltuielile de compliance (conformitate cu prevederile legale).
Daca o organizatie isi creeaza bugetul tinand cont de raspunsurile la cele trei intrebari de mai sus, cu siguranta va fi intr-o situatie financiara ceva mai confortabila. Si, poate, in felul acesta isi va permite sa bugeteze o marire de salariu si pentru angajatul devotat care o ajuta sa-si indeplineasca in mod constant obiectivele.
Marius Sandu
Expense Consulting
www.ReducereCosturi.ro, pentru Ziare.com
