Consiliul Județean Botoșani vrea să își eficientizeze activitatea printr-o filosofie japoneză devenită celebră în mediul de afaceri: „kaizen”, conceptul îmbunătățirii continue prin schimbări mici, aplicate consecvent
Pentru formarea angajaților și implementarea principiilor kaizen, administrația județeană estimează un cost total de aproximativ 70.000 de euro, bani din bugetul local.
Demersul vine într-un județ aflat în mod tradițional în partea de jos a clasamentelor naționale privind dezvoltarea economică și puterea de cumpărare. Conducerea Consiliului Județean consideră însă că eficientizarea administrației poate începe chiar din interiorul instituției, prin reorganizarea fluxurilor de lucru, reducerea timpilor pierduți și identificarea permanentă a unor soluții de îmbunătățire, scrie News Moldova.
Botoșaniul vrea o administrație mai eficientă prin pași mici
Ideea este ca principiile „kaizen” să fie aplicate treptat în activitatea Consiliului Județean Botoșani. Conceptul japonez pornește de la o idee relativ simplă: o organizație poate deveni mai performantă nu doar prin schimbări radicale și investiții masive, ci și prin îmbunătățiri mici, făcute constant.
Termenul „kaizen” este format din două cuvinte japoneze – kai, care înseamnă „schimbare”, și zen, asociat cu ideea de „bine” sau „îmbunătățire”. În practică, filosofia presupune analizarea permanentă a modului în care sunt desfășurate activitățile și identificarea lucrurilor care pot fi simplificate, eliminate sau făcute mai bine.
Pentru o administrație publică, acest lucru poate însemna, de exemplu, reducerea etapelor birocratice inutile, o mai bună organizare a documentelor și fluxurilor interne, clarificarea responsabilităților sau diminuarea timpului necesar pentru rezolvarea anumitor proceduri.
Conducerea Consiliului Județean Botoșani vrea să înceapă cu pregătirea personalului.
„Este perfecționare continuă. Sunt puține consilii județene care au implementat această procedură. Ea duce la o modernizare, la o optimizare a fluxurilor și o mai mare claritate a muncii noastre în Consiliul Județean. Începem mai întâi cu un curs, după care vedem cum înaintăm, pentru că lucrurile sunt multe și durează mult timp”, a explicat președintele Consiliului Județean Botoșani, Valeriu Iftime.
Primul curs, aproximativ 50.000 de euro
Pentru administrația județeană, primul pas va fi organizarea unui curs dedicat implementării principiilor kaizen. Costul estimat pentru această etapă este de aproximativ 50.000 de euro.
„Noi vrem să începem cu acest curs care trebuie să coste pe la vreo 50.000 de euro. Este primul curs și am vrut să intrăm deja din luna septembrie cu această hotărâre de Consiliu Județean”, a precizat Valeriu Iftime.
Ulterior, programul ar urma să fie extins prin alte module și etape de implementare, astfel încât costul total estimat să ajungă la aproximativ 70.000 de euro.
Banii ar urma să fie suportați din bugetul județului, iar implementarea efectivă depinde de aprobarea proiectului de către consilierii județeni.
Miza administrației este ca investiția în formarea personalului să producă, pe termen lung, o schimbare în modul în care funcționează instituția.
De la fabricile japoneze la administrația publică
Filosofia kaizen este strâns legată de transformarea industriei japoneze în perioada de după cel de-Al Doilea Război Mondial.
Japonia ieșise din război cu infrastructura și industria grav afectate. Fabrici, locuințe și infrastructură urbană fuseseră distruse, iar economia avea nevoie de o reconstrucție rapidă, într-un context în care resursele erau limitate.
În acest context, japonezii au dezvoltat și perfecționat metode de lucru orientate spre eficiență, reducerea pierderilor și îmbunătățirea calității.
Un rol important l-au avut și specialiști americani în management și controlul calității, între care W. Edwards Deming și Joseph Juran, ale căror idei au influențat profund industria niponă.
Ulterior, principiile au fost aplicate spectaculos în industria auto, unul dintre cele mai cunoscute exemple fiind Toyota.
În anii ’50 și ’60, compania a dezvoltat un sistem de producție bazat pe eliminarea risipei și pe îmbunătățirea permanentă a proceselor. În locul unor investiții uriașe și al unor transformări realizate dintr-o dată, accentul a fost pus pe identificarea continuă a problemelor și rezolvarea lor prin intervenții succesive.
Un principiu esențial era implicarea tuturor angajaților. Ideile de îmbunătățire nu trebuiau să vină exclusiv de la conducere, ci și de la oamenii care lucrau efectiv în procesele respective.
„Nicio zi fără o îmbunătățire”
În esență, kaizen presupune ca o organizație să își pună permanent întrebări despre propriul mod de funcționare: Ce poate fi făcut mai simplu? Ce consumă inutil timp? Unde apar întârzieri? Ce activități nu aduc valoare? Cum poate fi redusă risipa?
Astfel, o schimbare aparent minoră, repetată și menținută în timp, poate produce efecte importante asupra întregului sistem.
Conceptul este asociat cu ideea că nicio zi nu ar trebui să treacă fără ca undeva în organizație să fie făcută o îmbunătățire, principiu popularizat ulterior de Masaaki Imai.
Imai a avut un rol major în transformarea kaizen dintr-un ansamblu de practici utilizate în industria japoneză într-o filosofie managerială cunoscută la nivel mondial. În 1986, el a publicat volumul Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success, lucrare care a contribuit decisiv la răspândirea conceptului în Occident.
De atunci, principiile kaizen au fost preluate de numeroase companii și organizații din domenii diferite, de la producție și logistică până la servicii, administrație și sănătate.
Poate funcționa kaizen într-o administrație județeană?
Aceasta este, de fapt, miza proiectului pregătit de Consiliul Județean Botoșani.
În mediul privat, eficiența este legată direct de costuri, productivitate și competitivitate. În administrația publică, beneficiile urmărite sunt diferite: servicii mai rapide pentru cetățeni, proceduri mai clare, reducerea birocrației, utilizarea mai eficientă a resurselor publice și o mai bună coordonare între compartimente.
Implementarea însă nu este una care să producă rezultate peste noapte. Chiar președintele CJ Botoșani recunoaște că procesul este unul de durată.
„Începem mai întâi cu un curs, după care vedem cum înaintăm, pentru că lucrurile sunt multe și durează mult timp”, a transmis Valeriu Iftime.
Pentru Botoșani, un județ care are nevoie de investiții, dezvoltare economică și servicii publice mai eficiente, provocarea va fi ca filosofia importată din industria japoneză.