Angajatorii, persoane fizice sau juridice de drept privat, precum și misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanţele organizaţiilor internaţionale acreditate în România, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetăţenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România, pot contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori, cu respectarea obligațiilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.
Conform H.G. nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților –REGES-ONLINE, prestatorul este persoana fizică ce desfăşoară activităţi economice în condiţiile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 44/2008 privind desfăşurarea activităţilor economice de către persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale şi întreprinderile familiale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 182/2016, cu modificările şi completările ulterioare, expertul contabil şi contabilul autorizat care îşi exercită profesia individual ori prin societate de expertiză contabilă/societate de contabilitate în condiţiile Ordonanţei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activităţii de expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sau persoana juridică ce, în baza unui contract de prestări servicii încheiat cu angajatorul, efectuează serviciul de completare şi transmitere a elementelor privind încheierea, modificarea, suspendarea şi încetarea contractului individual de muncă.
Completarea şi transmiterea datelor în Registru, precum şi prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulţi salariaţi desemnaţi prin decizie scrisă de către prestator, dintre salariaţii proprii. Prestatorii nu pot subcontracta serviciile de completare şi transmitere a datelor în Registru încredinţate de angajator.
Angajatorii care au contractat serviciul de completare şi transmitere a datelor în Registru au obligaţia de a completa şi transmite în acesta următoarele date, în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii, respectiv a încetării contractului de prestări servicii:
- datele de identificare ale prestatorului - codul unic de identificare - CUI/codul de identificare fiscală - CIF, denumirea prestatorului, sediul social, numele şi prenumele reprezentantului legal în cazul persoanei juridice;
- data încheierii contractului de prestări servicii;
- data de început al prestării de servicii;
- durata contractului de prestări servicii;
- data încetării contractului de prestări servicii.
Pașii de urmat în vederea accesării aplicației REGES ONLINE de către prestatori
- Angajatorul (reprezentantul legal sau împuternicitul) își creează cont pe Reges Online cu semnatură electronică calificată sau se conectează pe Reges Online cu ROeID și credențialele deținute, cere și primește acces la registrul de salariați.
- Angajatorul deleagă accesul la registru de salariați prestatorului de serviciu pe CUI.
- Reprezentantul legal al prestatorului se conectează la Reges Online și accesează registrul de salariați ai angajatorului de la pasul 1.
- Reprezentantul legal al prestatorului deleagă accesul la registru pentru angajatorul de la pasul 1 către salariații săi pe CNP.
- Salariații prestatorului vor avea acces la registrul de salariați ai angajatorului de la pasul 1 în vederea operării.
Reprezentanții Inspectoratului Teritorial de Muncă Botoșani reamintesc faptul că dreptul și obligația privind completarea și transmiterea datelor în Registru sunt exclusiv ale angajatorului. Contractarea serviciului de completare și transmitere a datelor în Registru nu exonerează angajatorul de obligaţiile stabilite de Hotărârea nr. 295/2025.
Răspunderea pentru completarea, transmiterea şi corectitudinea datelor transmise în Registru revine în exclusivitate angajatorului.